6月16日下午，学院组织召开秘书工作培训交流会，全体院领导、党务秘书、学工秘书、科研秘书、实验中心秘书、研究生教学秘书和新进的本科生教学秘书参会。

秘书是教学的管理者和执行者，作为教学管理机制中的重要一环，在高校日常事务管理中，起着不可或缺的作用，是连结学校和学院、学院师生之间的桥梁和纽带。院党委书记袁雅琴从“三心”、“四力”说起，强调秘书工作“耐心、细心、责任心”的重要性，秘书需要具备良好的组织协调能力、沟通交流能力、一定的公文写作能力和总结能力。她以“如何才是通知到位”为案例做了经验分享，秘书接到学校通知后，需先仔细阅读通知，提取核心信息，包括截止时间、地点、内容要求，再转发通知，对待紧急通知要用最高效的通知方式，确保相应的师生及时收到信息并回复，同时要做好过程管理，在节点前可再次提醒。院长傅海燕分享了学院管理工作的心得体会，指出了主动的重要性，在管理过程中，“主动服务”所获得的工作效率、工作成效和内心体验明显优于“被动服务”。副院长龙绛雪对与会秘书也提出了几点具体的工作要求，包括做好归档、提前安排教学工作、注意工作的方式和方法，管控好个人的情绪，培养专业能力，掌握专业用语，了解校情和院情，熟悉各项业务流程，具备项目把控能力以及材料审核能力。最后，与会的辅导员和秘书分享了各自工作中常用的高效管理方法和经验，如归档经验、事务分轻重缓急处理以及如何做好过程管理等。